Business Analyse

Die Geschäftsprozessanalyse oder auch Business Analyse ist der Prozess im Unternehmen, an dessen Ende aus den Bedürfnissen der Fachabteilungen (Business) konkrete Anforderungen an den IT-Bereich stehen. Sie stellt damit das Bindeglied zwischen den Fachabteilungen und der IT dar.

Optimierung von Kerngeschäftsprozessen

Die wesentliche Aufgabe der Business Analyse besteht daher darin, Anforderungen aufzunehmen und in die „Sprache“ der Entwicklung zu übersetzen. Zuhören, Hinterfragen, Verstehen, Herstellen von Querverbindungen, Strukturieren und Dokumentieren sind für diesen Teil des Prozesses wesentliche Fertigkeiten. Die Kenntnis der Bedürfnisse der Fachabteilungen, insbesondere auch abteilungs- bzw. bereichsübergreifend, ist Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Business Analyse.

Das größte Potential zur Beschleunigung der betrieblichen Abläufe durch den Einsatz von Software liegt in der Optimierung der Abteilungsschnittstellen. Konkret: Minimierung von Liegezeiten, Reklamationen und ereignisgesteuertem Nachfordern von Informationen aus anderen Abteilungen. Das Informationssystem muss also die notwendige Information für den gerade durchzuführenden Prozessschritt bereitstellen.

Ziele der Business-Analyse

Die Durchführung einer Business-Analyse ist in der Regel immer mit einem oder mehreren speziellen Zielen verbunden. Diese Ziele ergeben sich häufig aus gestiegenem Wettbewerbsdruck, einer technologischen Dynamik oder mit organisatorischen Veränderungen des jeweiligen Unternehmens. Die Ziele, die speziell den Grund für die Durchführung der Analyse geben, sollten vor ihrer Durchführung transparent sein, um unnötige Aufwände zu vermeiden.

Unabhängig von den spezifischen Zielen, die zur Durchführung der Analyse führen, gibt es aber noch einige generelle Ziele, die der Methode sozusagen zu eigen sind. Diese sollen hier noch kurz erwähnt werden. Zu den allgemeinen Zielen der Business-Analyse gehören:

Nutzen der Business-Analyse

Unabhängig von dem speziellen Nutzen, der mit der Durchführung der Business-Analyse verfolgt wird, gibt es darüber hinaus einen vielfältigen Nutzen für das Unternehmen.

Ist einmal für ein Unternehmen ein Geschäftsprozessmodell erstellt, so bildet dies die Grundlage für ein umfassendes und gezieltes Wissensmanagement. Dies kann wie folgt genutzt werden:

  1. Mit Hilfe dieser Wissensbasis können neue Mitarbeiter eingearbeitet werden.
  2. Die einheitliche Begriffswelt des Modells verbessert Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Organisationseinheiten eines Unternehmens.
  3. Auswertungen verschiedenster Art sind schnell erstellt und dienen als Ergebniskontrolle.
  4. Die umfassenden Informationen über den Zusammenhang von Tätigkeiten und Abläufen erhöhen die Qualität der Entscheidungen.
  5. Wird das Geschäftsprozessmodell immer aktualisiert, so existiert außerdem eine dauerhafte Unterstützung für weitere notwendige Restrukturierungen.

In Zeiten von sich schnell ändernden Märkten sowie Mergers and Acquisitions ist eine Restrukturierung der Geschäftsprozesse häufig erforderlich, damit aus einem möglichen Nutzen dieser Technologie nicht sogar ein Nachteil entsteht. Ein Geschäftsprozess kann sich wesentlich ändern, wenn an einem Punkt des Ablaufes auf einmal eine Information verfügbar ist, die früher nicht vorhanden war. Zum Beispiel weiß es heutzutage jeder Kunde zu begrüßen, wenn ein Verkäufer direkt über Bildschirm ermitteln kann, dass eine bestimmte Ware noch auf Lager ist.

Einführung in die Businessanalyse

Zu Beginn der Analyse steht der Analytiker eines Informationssystems in der Regel noch einem weitgehend unstrukturierten Gegenstandsbereich gegenüber. Auch die damit verbundenen Ziele sind nicht immer einvernehmlich definiert. Die aus diesem Grund notwendige Zerlegung des kompletten Bereiches in die zu gestaltenden Teilbereiche folgt dabei dem Grad der Spezialisierung, oder anders: Top Down, von der strategischen Ebene (einvernehmliche Definition der Ziele) über die organisatorische zur operationalen, also dem Informationssystem.

Die Business-Analyse ist daher eine Methode zur strukturierten Beschreibung von betrieblichen Abläufen und den darin durchgeführten Funktionen. Mit Hilfe der Business-Analyse können z. B. Aussagen darüber gemacht werden, in welcher Reihenfolge bestimmte Prozessschritte durchgeführt werden müssen, welche Informationen dazu benötigt werden und durch welches Ereignis eine bestimmte Funktion bzw. ein Ablauf ausgelöst wird. Die weiteren Aufgaben sind:

Methodische Basis unserer Business-Analyse ist eine Mischung aus strukturierter Analyse und der Petri-Netz-Methode. Die Mischung dieser beiden Methoden wurde deshalb gewählt, um bei Beschreibung von Funktionen zu erreichen,

Fazit

Eine sorgfältige und methodische Business-Analyse stellt sicher, dass die Gestaltung bzw. Umgestaltung Ihrer IT-Systemlandschaft den strategischen und operativen Zielen Ihres Unternehmens dient.

Wir verfügen über das notwendige Know-how, gemeinsam mit Ihnen eine auf diese Ziele ausgerichtete Business-Analyse zu erstellen.