Projektleitung

Die Projektsituation

Ein Projekt ist im Wesentlichen dadurch gekennzeichnet, dass es eine einmalige Aufgabe ist. Das unterscheidet das Projekt vom durch Routine und festgelegte Abläufe geprägten Tagesgeschäft. Dessen müssen sich sowohl der Auftraggeber als auch der Projektmanager bewusst sein. Der Projektmanager hat damit ganz andere Bedingungen als ein Vorgesetzter in der Linienorganisation. Denn es bedeutet auch, dass es nicht unbedingt bestehende Prozesse, Dokumentationen oder Verfahren gibt, die man nutzen kann und die allen Beteiligten bekannt sind. Wenn man die für die Linienorganisation bestimmten Prozesse im Projekt  nutzt, können sie das Projekt unter Umständen deutlich verteuern. Es ist für jedes Projekt zunächst zu prüfen, welche Prozesse nutzbar sind und welche man sich neu schaffen muss. Daraus folgt, dass vor allem der Projektmanager Flexibilität und Pragmatismus mitbringen muss. Zu seinen Aufgaben gehört es festzulegen, mit welchen Methoden, Prozessen, Werkzeugen und Strukturen das Projekt umzusetzen ist. Diese Festlegungen geschehen zum großen Teil zu Beginn, müssen aber mit wachsenden Erkenntnissen im Projekt korrigiert werden können. Pragmatisch muss er dabei darauf achten, dass die genutzten Mittel der Größe und den Notwendigkeiten im Projekt angemessen sind. Dabei sind die Einflussfaktoren unbedingt zu berücksichtigen.

Drei wesentliche Kräfte im Projekt

In einem Projekt wirken drei Kräfte, die nicht unbedingt in die gleiche Richtung streben.

  1. Der Auftraggeber: Dieser bestimmt den Business Case des Projektes. Das ist ein messbarer Nutzen, der formuliert werden muss und während des Projektes nie aus den Augen verloren werden darf. Ist er nicht mehr gegeben, müssen die Ziele des Projekts geändert oder das Projekt eingestellt werden.
    Der Projektmanager muss den Auftraggeber stets informiert halten. Er muss mit ihm vereinbaren, wie dies geschieht: über einen regelmäßigen kurzen Bericht oder über Besprechungen. In diesen Besprechungen gilt es, den Auftraggeber nur mit den wichtigen anstehenden Entscheidungen zu behelligen. Dafür braucht er Entscheidungsalternativen und Empfehlungen. Auf dieser Basis kann der Auftraggeber das Projekt seinem Projektmanager überlassen.
  2. Der Anwender: Die Interessen des Anwenders, insbesondere bei IT-Projekten, decken sich nicht unbedingt mit den Interessen des Auftraggebers. Es gilt, eine Lösung zu entwickeln, die vom Anwender auch genutzt und gelebt wird. Deshalb muss man den Anwender von vornherein einbinden, wozu der Projektmanager entsprechende Möglichkeiten schaffen muss. Die Beteiligung des Anwenders muss schon zu Beginn des Projekts sichergestellt werden. Mit ihm zusammen wird nicht unbedingt eine optimale Lösung geschaffen, aber dafür eine, die er benutzen kann und will. Im Interesse des Auftraggebers deckt die Lösung den 90%-Fall ab. Anwender neigen dazu, zunächst die Ausnahmen und Grenzfälle zu benennen, die ihnen im täglichen Geschäft aufstoßen. Der Regelfall funktioniert ja und ist daher nicht im Bewusstsein. Es ist Aufgabe des Projektmanagers, diese Priorität des Sonderfalls zurückzusetzen auf den Standardfall. Ein wesentliches Ziel der für das Projekt anzuwendenden Prozesse besteht daher darin, die späteren Anwender hinreichend einzubeziehen.
  3. Das Team: Bevor ein Teammitglied eine Aufgabe umsetzt, muss es das Ziel des Auftraggebers und die Wünsche der Anwender kennen. Dass dies immer wieder geschieht, garantiert der Projektmanager, der dafür sorgt, dass sein Team arbeiten kann. Er räumt den Weg frei. Er bezieht seine Spezialisten bei den Lösungsfindungen mit ein. Der Projektmanager findet nicht alle Lösungen, aber er vertritt sie alle nach außen.

Für den Erfolg eines Projektes ist es essentiell, dass diese drei Kräfte auf ein Ziel ausgerichtet sind. Voraussetzung dafür ist, dass der Projektmanager die drei Kräfte ständig beachtet.

Wege im Projekt

Ziel in einem Projekt ist es, vorausschauend zu planen und dann nach Plan vorzugehen. Gelingt das nicht, dann überwiegt bald die bloße Reaktion auf Ereignisse. Ausschließlich planvolles Vorgehen wird es aber nie geben. Es gibt immer Risiken, Pannen oder Änderungen der Anforderungen. Das weiß der Projektmanager. Darum vereinbart er z. B. direkt ein Verfahren für Änderungen mit dem Auftraggeber: Wie können diese aufgenommen werden, wie kann ihre Berücksichtigung kalkuliert und wie entschieden werden, wie das Projekt daran angepasst wird?
Pannen wird es geben. Dann ist es klug, zwei Lösungen vorzusehen: eine schnelle und eine nachhaltige. Denn sonst wird die schnelle Lösung ggf. im weiteren Lebenszyklus zum Wartungsproblem und erzeugt somit hohe Wartungsaufwendungen oder behindert andere, sinnvolle Änderungen.

Der Projektmanager und die Qualität

Der Projektmanager bestimmt die Qualität im Projekt. Er steht für die Definition konstruktiver und analytischer Qualitätssicherungsmaßnahmen in seinem Projekt. Und er stellt im Verlauf sicher, dass sie gelebt werden. Dabei muss er zu Beginn im Dialog mit dem Auftraggeber die für diese Aufgabe notwendigen Qualitätsanforderungen festlegen. Genau diese müssen sichergestellt werden. Nicht mehr und nicht weniger. Das umfasst unter anderem Punkte wie die gewünschte Dokumentation, die Wartbarkeit der Software, das Konfigurationsmanagement.
Und er muss Messpunkte installieren. Mit deren Hilfe kann er seinen Auftraggeber informiert halten, und sie signalisieren ihm, wo sich Verbesserungen im Projekt rechnen.

Fazit

Die Aufgabe des Projektmanagers besteht im Wesentlichen darin, das Potenzial des Teams auszuschöpfen und das Vertrauen des oder der Auftraggeber über den Projektverlauf zu erhalten.

Er hat am Ende des Projektes nicht direkt zu den Projekt-Ergebnissen beigetragen. Aber er war das Schmieröl für die Maschinerie seines Projekts. Ohne ihn hätte sich die Maschine innerhalb kürzester Zeit festgefressen.